Datenschutzerklärung

Im Folgenden finden Sie ausführliche Informationen darüber, in welcher Form wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und wie diese von uns verarbeitet bzw. gespeichert werden. Die Datenschutzerklärung orientiert sich an die im Rahmen des Bundesdatenschutzgesetzes festgelegten Vorgaben.

 

I. Verantwortliche Stelle

Frauennetzwerk zur Arbeitssituation e.V.
Walkerdamm 1
24103 Kiel

0431 67 88 30

kontakt@frauennetzwerk-sh.de

www.frauennetzwerk-sh.de

Geschäftsführerin: Dr. Marianne Kaiser
Betriebliche Datenschutzbeauftragte: Dörte Luwald

Administrator/Zuständigkeit Netzwerksicherheit:
pc-up IT Dienstleistungen
Jarmo Bunnies
Wiesenweg 14
24217 Schönberger Strand
04344 41 00 50
info@pc-up.de

 

II. Worauf bezieht sich diese Datenschutzerklärung?

Die vorliegende Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Website www.frauennetzwerk-sh.de sowie die Verwaltung von Kund*innendaten.

Folgendes Customer Management System wird für die Erstellung der Website eingesetzt: MODX Revoluiton 2.7.3-pl.

Die Verwaltung der Kund*innendaten erfolgt über eine betriebsinterne Access-Datenbank.

 

III. Verwendung von demografischen Daten

Wir erfassen folgende demografischen Daten der Ratsuchenden:

In der Beratung

Vorname, Name, Geschlecht, Adresse, Emailadresse, Rufnummer

Zweck: zur Kontaktaufnahme, Zusendung von internen und externen zielgruppenspezifischen Veranstaltungen, Zusendung eines Erhebungsbogen zur Gründungsberatung.

Eine Einwilligungserklärung erfolgt in der Beratung.


Innerhalb von Maßnahmen und Projekten

laut Zuwendungsbescheid und Einverständniserklärungen

Die oben genannten Daten werden grundsätzlich nach schriftlicher Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des BDSG §4 (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung der Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

 

IV. Formen der Beratung und Beratungsdaten

Beratungen werden nach Vereinbarung in Präsenzform, per Telefon oder im Videochat durchgeführt.

Es wird in Erst-, Folge- und Gruppenberatung unterschieden und diese Form auch erhoben, um das Verhältnis von Erst- und Folgeberatung zu kennen. Der Inhalt der Beratung wird in Stichworten notiert, um einen qualitativen Beratungsprozess gewährleisten zu können.

 

V. IP- und Emailadressen der Ratsuchenden

IP-Adressen dienen der Identifikation eines Internetanschlusses, von dem aus auf das Internet zugegriffen wird. Mithilfe einer IP-Adresse kann im Notfall der Standort der Person bestimmt werden. Internetverbindungsdaten werden nicht protokolliert.

Die Emailadresse wird in der Datenbank gespeichert, die Erhebung dient der Kontaktaufnahme und der Benachrichtigung über interne und externe zielgruppenspezifischer Veranstaltungen. Hierfür wird die Einwilligung erklärt (siehe Punkt III. Beratung).

 

VI. Onlineformulare

Auf der Website befinden sich Onlineformulare zur Kontaktaufnahme, Beratungsterminvereinbarung sowie zur Seminaranmeldung. Es werden darin nur die für den weiteren internen betrieblichen Ablauf notwendigen personenbezogenen Daten als Pflichtangaben erhoben. Alle darüberhinaus gehenden Angaben erfolgen freiwillig. Verbindungsdaten werden nicht gespeichert.

 

VII. Cookies

Cookies sind Dateien, die auf Rechnern gespeichert werden, die bestimmte Webangebote nutzen. Die von uns verwendeten Cookies sind notwendig für die einwandfreie Darstellung der Website sowie die Nutzung der Onlineformulare. Eine Abfrage bzw. Erklärung erfolgt beim ersten Besuch der Website.

 

VIII. Abrechnung – Zahlung für die Leistung

Die Beratungs- und Bildungsleistungen sind teilweise kostenpflichtig.

In der Gründungsberatung sowie im Coaching (außerhalb der Teilnahme an einem Projekt oder einer Maßnahme der Arbeitsagentur/des Jobcenters) wird um eine Spende gebeten. Vor der Beratung wird auf diese Spende hingewiesen. Die Höhe der einzelnen Spende, Name und Adresse werden auf Wunsch in einer Spendenbescheinigung eingetragen. Das Original erhält die Ratsuchende, eine Kopie verbleibt in der Buchhaltung.

Angebotene Seminare werden im Seminarprogramm veröffentlicht. Die Kosten sind in diesem Programm dargestellt.

 

IX. Weitergabe von Daten an Dritte

Das Frauennetzwerk zur Arbeitssituation e.V. gibt keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.

 

X. Statistische Auswertung

Es finden eine Auswertung auf Basis von personenbezogenen Daten, aber nur eine Ausgabe von anonymisierten Daten nach Auflage der Zuwendungsgeber statt.

Hier wird auf die getrennte Aufbewahrung von personenbezogenen Daten und der Erhebung geachtet.

 

XI. Betroffene Personengruppe

a) Erfassung personenbezogener Daten von folgenden Personengruppen:

  • Ratsuchende – Daten siehe Punkt III. und IV.
  • Mitarbeiterinnen – Logindaten, Kontaktdaten inklusive Emailadresse

Zweck: Kontaktaufnahme

  • Unternehmen, Institutionen, Parteien, Multiplikatorinnen u.ä. – Institution, Name, Adresse, Emailadresse

Hier handelt es sich um öffentlich zugängliche Daten (laut §28 BDSG).

b) Empfänger*innen der Daten

Die Empfänger*innen der Daten sind diejenigen Personen, die Zugriff auf die erhobenen Daten haben. 

Zugriff haben folgende Personengruppen:

  • Die Beraterinnen haben Einsicht in die Daten der Frauen, die sie betreuen.
  • Die Verwaltungsmitarbeiterinnen haben Zugriff auf personenbezogene Daten, die sich auf die Kontaktaufnahme und die interne Verwaltung beziehen.
  • Zuwendungsgeber erhalten die Daten, die im Zuwendungsvertrag bzw. Bewilligungsbescheid genannt und benötigt werden.
 

XII. Löschfristen

Wir löschen die erhobenen personenbezogenen Daten nach den folgenden Fristen:

  • Nach Aufforderung der Kund*innen innerhalb von 4 Wochen bei Geschäftstätigkeit, es sei denn, eine Rechtsvorschrift oder der Zuwendungsvertrag des Projektes schreibt eine Aufbewahrung vor.
  • Beratung und Seminare – nach 2,5 Jahren
  • Verwaltung – die Verwaltung verarbeitet nur Daten, die entweder aus Projekten stammen und ein Einverständnis vorliegt oder öffentlich zugängig sind, wie z.B. von Zuwendungsgebern und Betrieben.
 

XIII. Übermittlung an Drittstaaten

Es findet keine Übermittlung an Drittstaaten statt.

 

XIV. Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung

Unsere Organistaion trifft folgende Vorkehrungen zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung.

Zutrittskontrolle

Der Zutritt des Raumes der Datenverarbeitungsanlage ist nur Mitarbeiterinnen möglich. Zugriff auf die gesamte Anlage hat nur der Administrator.

Zugangskontrolle

In den Büros der Mitarbeiterinnen stehen PCs zur Verfügung. Diese Räume sind von den Beratungs- und Seminarräumen getrennt. Mitarbeiterinnen können nur über ihre Kennung Zugriff auf Daten nehmen. Teilnehmerinnenbezogene Daten in Papierform werden in verschließbaren Stahlschränken aufbewahrt.

Zugriffskontrolle

Zur Nutzung und Erhebung von Daten wird eine betriebsinterne Access-Datenbank genutzt. Weitere Daten sind in Ordnern des Aktenplans abgelegt. Nicht autorisierte Bereiche sind gesperrt.

Weitergabekontrolle

Personenbezogene Daten werden nach dem BDSG nur mit Einwilligung oder durch rechtliche Vorschriften erhoben. Projektbezogene Daten werden z.B. an die Agentur für Arbeit und Jobcenter weitergegeben, hier mit speziell vorgegebener Verschlüsselung der Agentur bzw. des Jobcenters.

Eingabekontrolle

Ein Zugriff und die Dateneingabe kann grundsätzlich nur mit einem eigenen Passwort am PC erfolgen. Nach 30 Minuten der Nichteingabe in den PC wird dieser automatisch gesperrt und kann nur mit Passwort wieder entsperrt werden.

Im Foyer befindet sich ein allgemein zugänglicher PC für Ratsuchende, der mit einem Passwort ausschließlich einen Internetzugang ermöglicht.

Auftragskontrolle

Das Frauennetzwerk zur Arbeitssituation e.V. gibt keine personenbezogenen Daten zur Verarbeitung an Dritte weiter.

Verfügbarkeitskontrolle

Für den internen Betrieb und die Datenerhaltung im lokalen Netzwerk ist ein Server zur Datensicherung vorhanden. Ein Virenschutzprogramm und eine Firewall sind installiert.

Getrennte Aufbewahrung

Personenbezogene Daten werden bei unterschiedlichen Zwecken getrennt voneinander aufbewahrt. Das heißt Beratungsinhalte und Adressdaten befinden sich z.T. auf einem Bogen für den Zweck des Beratungsprozesses. Diese Unterlagen werden verschlossen aufbewahrt.